Allgemeine Geschäftsbedingungen

Sonderbedingungen für Dienstleistungen i. R. d. Auditierung und Zertifizierung

Stand: 22.10.2018

Soweit die Aberfield GmbH mit der Durchführung von Auditierungs- bzw. Zertifizierungsdienstleistungen beauftragt wird, gelten die folgenden besonderen Bedingungen. Dies gilt insbesondere für Dienstleistungen im Rahmen von Auditierungen, wie z. B. Prüfungen, Evaluationen, Konformitätsbewertungen, Bestätigungen, Begutachtungen sowie für Zertifizierungen der Aberfield GmbH. Die Sonderbedingungen der Aberfield GmbH gelten ausschließlich und auch bei evtl. entgegenstehenden Geschäftsbedingungen des Vertragspartners. Vertragsbedingungen des Vertragspartners werden auch dann nicht vertraglicher Bestandteil, wenn die Aberfield GmbH ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

 

• Gegenstand, Akkreditierung, fachkundiges Personal

1. Die Aberfield GmbH bietet Konformitätsbewertungen, die sowohl Prüf- als auch Zertifizierungstätigkeiten einschließen. Diese Konformitätsbewertungen schließen sowohl Prüf- als auch Zertifizierungstätigkeiten ein. Je nach Vereinbarung werden dabei IT-Systeme oder Produkte, Dienstleistungen, Verfahren, Datenschutz, Informationssicherheit, Qualitäts- und andere Managementsysteme auf Grundlage nationaler oder internationaler Regelwerke und Standards oder aufgrund eigener, von der Aberfield GmbH aufgestellter Kriterien geprüft und/oder zertifiziert. Eine Beratungsleistung wird dabei nicht erbracht. Die Konformitätsbewertungen finden unabhängig von einer Beratung durch eine andere Stelle oder andere Person statt.
2. Die Aberfield GmbH behält sich vor, Beauftragungen abzuweisen, d. h. Konformitätsbewertungen und Zertifizierungen zu verweigern. Ein Anrecht auf Begründung einer derartigen Entscheidung besteht nicht.
3. Ablauf, Umfang und Gültigkeit der Prüfung bzw. Zertifizierung richten sich nach den jeweils einschlägigen Regelwerken, im Übrigen nach den hier allgemein aufgestellten Bedingungen und individuellen Vereinbarungen, sofern diese nicht den Regelwerken widersprechen. Änderungen der Regelwerke, die den Umfang oder den Ablauf verändern, werden dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt.
4. Soweit für die Prüfung oder Zertifizierung eine Anerkennung bei einer dritten Stelle notwendig ist, unterwirft sich die Aberfield GmbH den jeweiligen Anforderungen dieser Stelle. Die Aberfield GmbH ist berechtigt, im Rahmen einer Prüfung oder Zertifizierung Beobachter (z. B. im Witness-Audit) dieser Anerkennungsstellen zuzulassen. Der Auftraggeber ist hierüber zu benachrichtigen.
5. Die Aberfield GmbH setzt für die Prüfung und Zertifizierung fachkundiges, zuverlässiges und zur Vertraulichkeit und Unparteilichkeit verpflichtetes Personal ein. Die Aberfield GmbH kann Gutachter (Evaluatoren, Auditoren und Prüfstellen) durch Vertrag berufen und auf die Einhaltung der jeweiligen Prüf- und Zertifizierungsvoraussetzungen verpflichten. Mit Zustimmung des Auftraggebers können auch externe Gutachter (Evaluatoren, Auditoren und Prüfstellen) für die vereinbarte Tätigkeit eingesetzt werden. Die Zustimmung hierfür gilt als erteilt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 7 Tagen hiergegen widerspricht.
6. Die geprüften Auditnachweise und daraus abgeleiteten Auditfeststellungen und -schlussfolgerungen basieren auf einer Stichprobe der Aberfield GmbH verfügbaren Informationen und beinhalten daher ein gewisses Unsicherheitselement. Diese Zertifizierung kann daher nur eine dementsprechende Gewissheit, nicht aber eine Garantie, über den Konformitätsgrad des geprüften Managementsystems bieten. Das Managementsystem mag andere Nichtkonformitäten beinhalten, die im Rahmen des Zertifizierungsprozesses nicht festgestellt wurden. Aberfield GmbH übernimmt dafür keinerlei Haftung.

 

• Besondere Mitwirkung des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber teilt der Aberfield GmbH unverzüglich Änderungen mit, die den Umfang oder den Ablauf der Prüfung bzw. Zertifizierung beeinträchtigen können, insbesondere Änderungen

• der Rechts- oder Organisationsform,
• der wirtschaftlichen Verhältnisse oder der Besitzverhältnisse,
• der personellen Organisation oder des Managements, soweit dieses in die Prüfung eingebunden ist,
• der Kontaktadresse oder der in die Bewertung einbezogenen Standorte,
• des Prüf- bzw. Zertifizierungsgegenstandes oder -tätigkeitsfeldes,
• des Managementsystems und der Prozesse bzw. der Produkte.

2. Verstöße gegen die Mitteilungspflichten berechtigen die Aberfield GmbH zur sofortigen Kündigung der Vereinbarung und können zum Entzug des Zertifikats führen.
3. Der Auftraggeber verpflichtet sich bei festgestellten Nichtkonformitäten, die Ursachen zu analysieren und die spezifischen, durchgeführten oder geplanten Korrekturen und Korrekturmaßnahmen zu beschreiben, um die erkannten Nichtkonformitäten in einem festgelegten Zeitraum zu beseitigen.
4. Der Auftraggeber gewährt der Zertifizierungsstelle und dem beauftragten Auditor/Evaluator/Prüfstelle einen unbeschränkten Zutritt und Zugang zu allen Bereichen, Dokumenten und Informationen, die für die Konformitätsbewertung benötigt werden. Die seitens der Zertifizierungsstelle eingesetzten Mitarbeiter, Auditoren, Evaluatoren und Prüfstellen sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet worden.
5. Regelwerksabhängig sind Laufzeiten zu beachten und Wiederholungsbegutachtungen möglich; eine Beschreibung des jeweiligen Prüfverfahrens findet sich auf der Webseite der Aberfield GmbH.
6. Der Auftraggeber wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Nichteinhaltung von Fristen und Terminen der Begutachtungen sowie der Behandlung von festgestellten Nichtkonformitäten zur Verweigerung, Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung führt und ggf. kostenpflichtige Sonderaudits zur Folge hat, um die Zertifizierung wiederherzustellen. Fristen und Termine sind regelwerksabhängig und werden dem Auftraggeber im Rahmen des Zertifizierungsprozesses, z. ‚B. in Auditberichten, mitgeteilt.
7. Der Auftraggeber verpflichtet sich, stets die Zertifizierungsanforderungen gemäß Regelwerk umzusetzen, einschließlich der Umsetzung von Änderungen, wenn diese durch die Zertifizierungsstelle mitgeteilt werden.
8. Der Auftraggeber verpflichtet sich, Aufzeichnungen aller Beschwerden aufzubewahren, die ihm in Bezug auf die Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen bekannt gemacht wurden und diese Aufzeichnungen der Zertifizierungsstelle auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Ferner verpflichtet sich der Auftraggeber, geeignete Maßnahmen zu ergreifen in Bezug auf solche Beschwerden sowie jegliche Mängel, die an den Produkten/Dienstleistungen entdeckt wurden und die die Einhaltung der Anforderungen an die Zertifizierung beeinflussen; diese Maßnahmen werden dokumentiert.
9. Der Auftraggeber hat das Recht, gegen Zertifizierungsentscheidungen Einspruch zu erheben. Diese bedürfen der Schriftform und sollten vorzugsweise per E-Mail an zertifizierung@aberfield.eu gerichtet werden. Beschwerden können der Zertifizierungsstelle in gleicher Form mitgeteilt werden.
10. Der Auftraggeber hat zu jeder Zeit das Recht, den Zertifizierungsvertrag zu kündigen und die Zertifizierung an einen anderen Zertifizierer zu übertragen.
11. Beantragt der Auftraggeber die Übertragung einer bestehenden Zertifizierung an die Aberfield GmbH, gelten die Regelungen und Einschränkungen des jeweiligen Regelwerks. So kann z. B. eine akkreditierte Zertifizierung lediglich als solche von einer gleichermaßen akkreditierten Zertifizierungsstelle übertragen werden. Andernfalls ist eine Neuzertifizierung notwendig. Der Auftraggeber verpflichtet sich, für die Übertragung benötigte Informationen, z. B. Zertifikate, Auditbericht, usw., verfügbar zu machen.

 

• Zertifikatsvergabe und Nutzungsrecht

1. Die Gültigkeit des Zertifikates ist abhängig vom Regelwerk; eine Beschreibung des Prüfverfahrens findet sich auf der Webseite der Aberfield GmbH.
2. Sofern die Auditierung/Evaluierung und Zertifizierung mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen wurde, erhält der Auftraggeber das entsprechende Zertifikat und ein Siegel durch die Aberfield GmbH.
3. Zertifikat, Zertifikatsdokumente, Urkunden, Logos und Abbildungen verbleiben im Eigentum der Aberfield GmbH. Der Auftraggeber erhält mit Erteilung des Zertifikats das einfache, nicht übertragbare und nicht ausschließliche Recht, das Zertifikat und das Siegel gemäß den jeweiligen Zertifizierungsbedingungen und der jeweiligen Gültigkeit zu nutzen. Dabei ist der Geltungsbereich des Zertifikats zu benennen. Veränderungen an Zertifikat und Siegel dürfen durch den Auftraggeber nicht vorgenommen werden.
4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, bei werblicher Nutzung des Zertifikats und des Siegels/Logos, diese korrekt und unmissverständlich darzustellen. Insbesondere verpflichtet sich der Auftraggeber:

• den Zertifizierungsstatus korrekt in allen verwendeten Medien, Erklärungen und Dokumenten einzuhalten,
• keine irreführenden Angaben bezüglich der Zertifizierung zu machen oder zu gestatten,
• Zertifizierungsdokumente nicht in irreführender Weise zu verwenden oder solche Verwendung zu gestatten,
• bei Aussetzung, Beendigung oder Zurückziehung des Zertifikats sowie Einschränkung des Geltungsbereiches die Verwendung von Zertifikat und Siegel in allen relevanten Medien zu beenden bzw. zu ändern,
• keinen Verweis auf eine Managementsystemzertifizierung zuzulassen, welcher ausdrücklich oder stillschweigend andeuten könnte, dass die Zertifizierungsstelle ein IT-System oder Produkt zertifiziert,
• keinen Verweis auf eine IT-System- oder Produktzertifizierung zuzulassen, welcher ausdrücklich oder stillschweigend andeuten könnte, dass die Zertifizierungsstelle ein Managementsystem zertifiziert,
• nicht ausdrücklich oder stillschweigend anzudeuten, dass die Zertifizierung für Tätigkeiten gilt, die außerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung liegen,
• die Zertifizierung nicht in einer Art und Weise zu verwenden, die die Zertifizierungsstelle und/oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringt oder geeignet ist, das öffentliche Vertrauen hierin zu erschüttern.

5. Die Aberfield GmbH ist berechtigt, die ordnungsgemäße Verwendung zu überprüfen. Das Nutzungsrecht erlischt mit dem Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates. Es erlischt ebenfalls, wenn der Vertragspartner das Zertifikat oder das Siegel entgegen den benannten Verpflichtungen oder in vertrags- oder regelwidriger Weise nutzt oder eine solche Nutzung gestattet.
6. Zertifikate, welche die Aberfield GmbH als akkreditierte Zertifizierungsstelle ausstellt, werden mit Widerruf oder Ablauf der Akkreditierung der Aberfield GmbH ebenfalls ungültig. Das Nutzungsrecht erlischt auch in diesem Fall. Die Aberfield GmbH informiert den Vertragspartner hierüber rechtzeitig.
7. Die Aberfield GmbH ist jederzeit berechtigt, ein Zertifikat auszusetzen, zurückzuziehen, wiederherzustellen oder bzgl. des Geltungsbereiches einzuschränken, sofern die Zertifizierungsbestimmungen dies vorsehen oder die Akkreditierung der Aberfield GmbH erlischt. Für diesen Fall wird kein Ersatz gewährleistet. Eine Rückerstattung bereits getätigter Leistungen ist ausgeschlossen. Die Haftung richtet sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Aberfield GmbH.
8. Der Vertragspartner ist verpflichtet, das Nutzungsrecht nach Beendigung unverzüglich und vollständig an die Aberfield GmbH herauszugeben.
9. Die Zertifizierungsstelle ist zur Veröffentlichung sowie Darlegung der Zertifizierungsverfahren gegenüber der für das Regelwerk zuständigen Akkreditierungsstelle verpflichtet. Der Vertragspartner stimmt einer Veröffentlichung sowie der Darlegung gegenüber der Akkreditierungsstelle zu.
10. Die ständige Verfügbarkeit und Abrufbarkeit der Webseiten sowie von Zertifikaten, die online auf Servern der Aberfield GmbH abgerufen werden, wird nicht garantiert. Insbesondere kann es bei notwendigen Wartungsarbeiten zu Ausfällen kommen.

 

• Pflichten der Zertifizierungsstelle

1. Sofern die Zertifizierungsstelle vertrauliche Informationen zu einem Zertifizierungsprozess einem Dritten zugänglich machen muss – etwa der Akkreditierungsstelle –, verpflichtet sich die Zertifizierungsstelle, den Auftraggeber zu informieren.
2. Die Aberfield GmbH verpflichtet sich, Änderungen der Anerkennungs-, Akkreditierungs- und Zertifizierungs-Anforderungen sowie einen eventuellen Verlust der Anerkennung oder Akkreditierung als Zertifizierungs- und Prüfstelle dem Auftraggeber mitzuteilen.
3. Die Aberfield GmbH verpflichtet sich, den Eingang von durch Auftraggeber (wie auch andere Beteiligte und Betroffene) erhobene Einsprüche und Beschwerden zu bestätigen und selbige zeitnah und unparteilich zu bearbeiten, indem eine vom Gegenstand unabhängige Person mit der Untersuchung und Entscheidung betraut wird.